Schnittstelle

AuftragsManager

Der zentrale Auftragsworkflow

Zur Prozessoptimierung im Bereich der Werkstattaufträge ist eine workflowbasierte, digitale Verarbeitung der Dokumente unabdingbar. Nur dann lassen sich die einzelnen Abläufe papierlos und transparent gestalten. Eine zentrale, filialunabhängige Fakturierung ist möglich, da alle Vorgänge den Mitarbeitern auf Knopfdruck zentral zur Verfügung stehen.

Der elform AuftragsManager ermöglicht auf Basis der elektronischen Archivierung eine schnelle, digitale Bearbeitung. Sämtliche Dokumente werden vollautomatisch bei der Erstellung im Dealer-Management-System bzw. den Werkstattsystemen in den AuftragsManager übernommen und stehen den jeweiligen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Zum Abschluss der Werkstattarbeiten kann von den Mitarbeitern der Fakturierung jederzeit die Rechnung standortunabhängig erstellt werden. Auch eine Unterscheidung zwischen Barzahler (zur sofortigen Fakturierung) und Kreditkunde ist möglich. Das manuelle Handling wird durch ein deutlich geringeres Scanvolumen reduziert. Lediglich Dokumente mit handschriftlichen Vermerken werden noch gescannt.

Mit Auftragseröffnung im Dealer-Management-System wird vollautomatisch ein elektronischer Auftrag im elform AuftragsManager angelegt und dem zugehörigen Dokumenten-Reiter zugeteilt. Zusätzliche Belege wie Werkstattprotokolle, Materialentnahmescheine, Schadensfotos uvm. werden weiteren Reitern wie Werkstatt, ET-Lager und Bilder automatisch zugeordnet. Die integrierte Ampelsteuerung gibt eine Übersicht für vorhandene Unterlagen.

Final erhält der digitale Auftrag den Status » zu berechnen «. Dabei werden die Aufträge automatisch über einen Kenner im DMS-System oder über elektronische Stempel zwischen Barzahler und Kreditkunde unterschieden. Die sofortige Rechnungsstellung kann erfolgen.

Vorteile

  • Zentraler Überblick zu den Auftragsdaten
  • Reduziertes Scanvolumen
  • Unternehmensweite Transparenz zu Aufträgen
  • Flexible, personen- und filialübergreifende Fakturierung
  • Beschleunigte Rechnungsstellung

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