Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen dazu angehalten, Rechnungen elektronisch an Ihre Empfänger zu schicken. PrintToMail als zentrale Portal-Lösung ermöglicht dafür einen vollautomatischen Versand direkt aus dem Dealer-Management-System.
Im DMS werden die Ausgangsrechnungen erzeugt. elform PrintToMail wertet den Datenstrom aus und erkennt, ob der Rechnungsempfänger für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen ist. Diese Information sowie die notwendigen E-Mail-Adressen kommen entweder direkt aus dem Kundenstamm des Dealer-Management-Systems (E-Invoicing-Schnittstelle) oder sind separat im PrintToMail-Portal hinterlegt.
In Kombination mit der T-Systems FiBu ist der elektronische Mahnungsversand ebenso möglich. Besonders praktisch ist, dass die zugehörigen, anzumahnenden Rechnungen automatisch aus dem elform Archiv der E-Mail mit der Mahnung angehangen werden.
Ausgangsrechnungen mit PrintToMail®
Jeder Kunde hat ein eigenes, gesichertes Portal zur Pflege der E-Mail-Texte und zur Transferkontrolle. Im elform PrintToMail-Portal können jederzeit die einzelnen Vorgänge recherchiert werden. Die übersichtliche Listenansicht zeigt neben Rechnungsempfänger und Versandzeitpunkt auch die versendeten Rechnungsdateien an. Zum vorgegebenen Versandzeitpunkt erhält der Rechnungsempfänger über PrintToMail die Rechnung als PDF-Datei, im Anhang zur E-Mail des Versenders.
ZUGFeRD / X-Rechnung mit PrintToMail®
Mit der E-Rechnungspflicht geht der Versand der Rechnungen im sog. ZUGFeRD-Format (PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei) einher. Für alle öffentlichen Auftraggeber wird eine sog. X-Rechnung benötigt, eine Rechnung ausschließlich im XML-Format.
Beide Dateiformate können über PrintToMail verschickt werden. PrintToMail übernimmt dazu die vom Dealer-Management-System in einem Verzeichnis bereitgestellte XML-Datei und sendet diese eingebettet in die PDF-Datei (ZUGFeRD) oder als reine X-Rechnung vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail Adresse des Empfängers.
Roaming mit PrintToMail®
Große Unternehmen beauftragen oft externe Postdienstleister für Empfang, Kontrolle und Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Mittels einer Roaming-Schnittstelle können die Belege zentral mit der im Format vorgegebenen Textdatei empfangen werden. PrintToMail erstellt nicht nur die elektronische Rechnung, sondern auch die entsprechende Textdatei. Die Übertragung erfolgt im sog. Roaming-Verfahren.
E-POSTBUSINESS BOX der Deutschen Post AG mit PrintToMail®
Durch einen Kooperationsvertrag der Deutschen Post AG mit elform kann über eine Schnittstelle die E-POSTBUSINESS BOX direkt an PrintToMail angebunden werden. Belege, zum Versand in Papierform vorgesehen, können direkt im Druckzentrum der Deutschen Post AG ausgedruckt und verschickt werden, ohne eigenen manuellen Aufwand.
Vorteile
- Entfall der Kosten für Druck, Papier, Porto und Kuvertierung
- Keine seitenzahlabhängigen Versandkosten
- Schnellere Rechnungserfassung beim Empfänger
- Ideal für Lastschriftverfahren
