AuftragsManager
Der digitale Auftragsworkflow
Die Bearbeitung der Werkstattaufträge ist ein zentraler Bestandteil der kaufmännischen Tätigkeiten in einem Autohaus. Aufträge müssen eröffnet und Dokumente sowie Dateien aus meist unterschiedlichen Applikationen im Laufe des Werkstattprozesses zusammengeführt werden. Die manuelle Auftragsbearbeitung ist dadurch sehr aufwendig und nimmt zusehends mehr Zeit in Anspruch. Um diese Prozesse zu optimieren und die Effizienz im Autohaus deutlich zu steigern, ist eine frühzeitige Digitalisierung der Vorgänge und Dokumente zwingend notwendig. Dies wird durch den AuftragsManager von elform umgesetzt.
Der elform AuftragsManager ermöglicht eine schnelle und digitale Bearbeitung der Werkstatt-aufträge und nutzt dabei eine Vielzahl von Automatismen. Sämtliche Dokumente und Dateien werden vollautomatisch bei der Erstellung im Dealer-Management-System bzw. den Werkstattsystemen in den elform AuftragsManager übernommen und stehen den jeweiligen Mitarbeitern jederzeit rechtebasierend auf Knopfdruck am Bildschirm oder Tablet zur Verfügung. So fungiert der elform AuftragsManager auch als Filter, der den jeweiligen Mitarbeitern genau die Belege zur Verfügung stellt, die für die Arbeiten benötigt werden.
Das Ziel: der digitale Werkstattprozess
Die Aktenansicht des elform AuftragsManagers ermöglicht dem Serviceleiter oder Standort-Verantwortlichen stets eine zentrale Übersicht aller Werkstattaufträge und deren Status. Die Dokumente und Dateien dazu sind jederzeit auf Knopfdruck aufrufbar und ermöglichen dadurch einen voll digitalen Werkstattprozess.
Im Laufe der Arbeiten am Fahrzeug werden eine Vielzahl zusätzlicher Dokumente erzeugt. So bestehen allein die Eingangs- und Ausgangsprotokolle sowie Kurztests aus den Werkstatt-Diagnosegeräten (z. B. Xentry oder ISPA) aus sehr vielen Seiten. Diese werden nicht mehr auf Papier gedruckt, sondern vollautomatisch als PDF-Datei in den elform AuftragsManager übernommen.
Sogar Fahrzeugbilder und Schadensfotos werden ohne manuelle Umwege direkt über die elform BarCam App (verfügbar für Android und iOS) vom Smartphone oder Tablet aus zum jeweiligen Auftrag im AuftragsManager übertragen. Dadurch entfällt eine aufwendige, manuelle Zuordnung der Bilddateien, wie sie bis heute vielfach praktiziert wird.
Lagerbelege, wie zum Beispiel Materialscheine, ordnen sich ebenso dem jeweiligen Auftrag im elform AuftragsManager zu. Vermerke, Hinweise oder Unterschriften können von den jeweiligen Mitarbeitern digital im elform AuftragsManager erfolgen.
So entsteht ein voll digitaler Werkstattprozess, ohne aufwendiges Handling von Papierdokumenten und manueller Abspeicherung einzelner Dateien, am jeweiligen Arbeitsplatz. Nach Abschluss der Werkstattarbeiten am Fahrzeug und anschließender Fahrzeugkontrolle durch den Werkstattmeister kann von den Mitarbeitern der Fakturierung die Rechnung erstellt werden.
Zentrale Fakturierung durch ganzheitliche Digitalisierung
Die Rechnungsstellung kann mit Hilfe des elform AuftragsManagers jederzeit standortunabhängig erfolgen, da der Zugriff auf die jeweiligen Werkstattaufträge von allen Filialen aus möglich ist. So lassen sich personelle Engpässe an einzelnen Standorten problemlos überbrücken.
Auch eine Unterscheidung zwischen sog. Barzahler (zur sofortigen Fakturierung) und Kreditkunde ist vorgesehen. Dadurch wird verhindert, dass Kunden unnötig lange bei der Abholung ihres Fahrzeugs auf die Rechnung warten müssen.
Die Garantieabteilung hat ebenfalls stets Zugriff auf den elform AuftragsManager und kann so die Garantieabwicklung digital und ohne aufwendige Papierarbeiten erledigen. Dazu sind die zugehörigen Programme in den elform AuftragsManager integriert.
Der Werkstattauftrag wird mit dem elform AuftragsManager von der Auftragseröffnung bis zur abschließenden Fakturierung und Garantieabwicklung ausschließlich volldigital verarbeitet. Auf Papier kann vollständig verzichtet werden. Dadurch entfallen auch aufwendige manuelle Abschlussarbeiten wie Ablage oder Scannen der fertigen Aufträge.
Bei Fahrzeugherstellern, die rechtlich noch keine digitale Kundenunterschrift auf dem Werkstattauftrag freigegeben haben, bleibt lediglich das Werkstattblatt in Papierform erhalten. Dieses wird zum Abschluss der Werkstattarbeiten gescannt und vollautomatisch per Barcodeerkennung im elform AuftragsManager indexiert und zugeordnet. Bei Fahrzeugherstellern mit Freigabe der digitalen Unterschrift erfolgt diese direkt per Signatur Tablet. Hier kann auf Papier vollständig verzichtet werden.
Automatisierung bis zur vollständigen Papierunabhängigkeit
Die Zeit, als ein Werkstattauftrag in Papierform im Autohaus durch mehrere Bereiche und Abteilungen weitergereicht wurde und durch viele Hände ging, gehört mit dem elform AuftragsManager endgültig der Vergangenheit an. Ein Verlust einzelner Papierdokumente ist nicht mehr möglich. Alle Werkstattvorgänge im Unternehmen haben absolute Transparenz; die einzelnen Belege stehen digital jederzeit zur Verfügung. Dadurch erfolgt ein wesentlicher Schritt zur
Prozessoptimierung im Servicebereich.
Vorteile
- Effizienzsteigerung durch digitalen Werkstattprozess
- Entfall manueller Verwaltungsarbeiten
- Unternehmensweite Transparenz zu Aufträgen
- Vollautomatischer Import der Dokumente und Dateien
- Wesentlich beschleunigte Rechnungsstellung
