Mit den neuen gesetzlichen Vorschriften müssen im Geschäftsbereich nahezu alle Rechnungen als sog. E-Rechnungen verschickt und empfangen werden. E-Rechnungen setzen voraus, dass der gesamte Rechnungsinhalt in einer genormten XML-Datei erzeugt und versendet wird. Beim sog. ZUGFeRD-Format ist die XML-Datei in das PDF eingebettet. Bei der X-Rechnung, die verstärkt bei öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt, bleibt die XML-Datei ohne PDF. Da es sich bei der XML-Datei um das sog. tragende Element handelt, ist diese auch archivierungspflichtig. Um E-Rechnungen vollautomatisch und rechtskonform verarbeiten zu können, benötigt ein Autohaus digitale Werkzeuge, die den gesamten Kreditoren Prozess vereinfachen, transparenter gestalten und somit auch erhebliche Kosten einsparen.
elform stellt für jede Betriebsgröße die passenden Softwaretools zur Verfügung, um eine komfortable digitale Kreditoren Bearbeitung zu gewährleisten. E-Rechnungen werden vollautomatisch empfangen, ausgelesen und im Workflow den einzelnen Abteilungen zur Prüfung und Freigabe zur Verfügung gestellt. Dank KI können Rechnungen vom System auch eigenständig geprüft und freigegeben werden, so dass diese direkt zur Buchung bereitgestellt werden. Durch Schnittstellen zu allen gängigen Buchhaltungssystemen ist ein direkter Datenaustausch mit der FiBu gewährleistet.
Ablauf mit dem elform WorkflowManager
Aus den XML-Dateien werden alle rechnungsrelevanten Daten und Rechnungspositionen vollautomatisch übernommen und anhand einer Splittingtabelle an den Workflow übergeben. Eine Validierung des Rechnungsbetrags ist integriert. Durch Abgleich mit den Kreditoren Stammdaten aus der Buchhaltung werden die weiteren Lieferantendaten wie z. B. die Lieferantennummer, Kostenstellen und Sachkonten automatisch übernommen. Der elform WorkflowManager steuert dann die vollautomatische Verteilung der Kreditoren zu den jeweiligen Mitarbeitern und Abteilungen im Autohaus.
Zugleich wird der Beleg revisionssicher indexiert und im elform Archiv abgelegt. Nach Rechnungsprüfung und -freigabe werden die Rechnungen in der Buchhaltung bereitgestellt. Zur Einhaltung festgelegter Bearbeitungsfristen wird vor Terminüberschreitung vollautomatisch eine Reminder E-Mail mit direktem Link auf das Dokument verschickt, entweder an den Mitarbeiter selbst oder an eine höher geordnete Instanz wie z. B. die Buchhaltung oder die kaufmännische Leitung.
ZUGFeRD-Rechnung mit Splittingtabelle
Viewer mit X-Rechnung
XML-Datei
Anbindung Buchhaltung
Mit dem Modul FiBuLink+ lassen sich Kreditoren direkt aus dem Workflow heraus in die FiBu übermitteln und verbuchen, so dass keine manuelle Datenerfassung mehr notwendig ist. Dabei werden die im Workflow entstandenen Indexdaten mit Rechnungspositionsdaten automatisch als fertiger Buchungsvorschlag an die FiBu übergeben.
Die einzelnen Positionen können in der FiBu-Erfassungsmaske individuell abgeändert werden. Als einziger Schritt verbleibt dann nur noch die Bestätigung der Buchung durch einen Mitarbeiter der Buchhaltung.
Nach der Verarbeitung in der FiBu kann im Hintergrund eine vollautomatische Übergabe der Buchungsdaten an das elform Archiv erfolgen. So werden eventuelle Änderungen, z.B. Nacherfassungen durch Änderungen in der Archivdatenbank aktualisiert. Nach Ausgleich des Saldos in der FiBu ändert sich der Belegstatus im Archiv automatisch in » bezahlt «. Die in der FiBu zusätzlich erfassten Buchungsdaten werden im Bemerkungsfeld der archivierten Rechnung abgelegt. Eine spätere Recherche wird dadurch vereinfacht: Alle Buchungsdaten der Rechnung sind als Index in der Archivdatenbank hinterlegt.
Die Vorteile der digitalen Kreditoren Bearbeitung mit elform
- Übersicht & Transparenz aller Vorgänge
Die umlaufenden Kreditorenrechnungen sind stets im Blick; der Status aller Dokumente ist jederzeit einsehbar. -
Kein Dokumentenverlust
Eingangsrechnungen können durch die elektronische Verarbeitung nicht mehr verloren gehen. -
Einhaltung von Skontofristen
Durch den beschleunigten Informationsfluss können Skontofristen jederzeit eingehalten werden. -
Steigerung von Effizienz & Produktivität
Durch die hohe Integrationstiefe mit der FiBu entsteht eine schlanke Prozessstruktur innerhalb des Autohauses. -
Kostensenkung
Die Reduktion der händischen Bearbeitung führt zu einer wesentlichen Verschlankung der Kostenstruktur. Manuelle Fehler werden vermieden.
