Der elform WorkflowManager realisiert in Kombination mit dem elform Archiv die programmgesteuerte Verteilung und Weiterleitung von Belegen im Unternehmen. Die digital abgelegten Dokumente werden dem zuständigen Mitarbeiter in seiner persönlichen virtuellen Mappe bereitgestellt. Ob Eingangsrechnungen, Korrespondenz oder andere Belege – die Kombination der Dokumente erfolgt nach individuellen Vorgaben.
Beispiel Eingangsrechnungen: Herkömmlicher Ablauf
Ablauf mit dem elform WorkflowManager
Digitale Erfassung der Eingangsrechnungen
Papier-Eingangsrechnungen werden gescannt, elektronische Kreditoren direkt aus dem digitalen Postfach übernommen.
Die Indexierung der Dokumente erfolgt vollautomatisch über den elform StarReader®, ebenso die Verteilung an die zuständigen Mitarbeiter in virtuellen Mappen im elform WorkflowManager.
Rechnungsbearbeitung und -freigabe mit digitalen Stempeln
Der Rechnungsprüfer versieht die Rechnungen jeweils mit einem digitalen Stempel. Dieser kann individuell eingerichtet werden. So sind digitale Unterschriften, Einträge wie Kostenstellen und Freigabevermerke jederzeit möglich. Mit dem Setzen des Stempels ändert sich automatisch der Status des jeweiligen Belegs. Durch diese Statusänderung sendet der elform WorkflowManager den Beleg an die nächste vorgesehene Abteilung. Zur abschließenden Bearbeitung erscheinen die Rechnungen in der virtuellen Mappe der Buchhaltung.
Vorteile
- Beschleunigter Informationsfluss
- Übersicht und Transparenz aller Vorgänge
- Kein Verlust von Dokumenten
- Einhaltung der Skontofristen
- Optimierung des Reklamationsmanagements
- Zentrales Cockpit für alle elform Applikationen
