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elform

eAkte

Die workflowbasierte Akte / Fahrzeugakte

Die elform eAkte ist multifunktional als Fahrzeug-, Personal- oder Vertragsakte konzipiert und direkt mit dem elform Archiv verbunden. Sie verfügt über eine eigene grafische Oberfläche, die mit dem elform WorkflowManager und dem Archiv korrespondiert, Dokumente nach logischen Parametern zusammenstellt und den Aktenstatus ermittelt. Intelligente Verknüpfungen z. B. zu Dealer-Management-Systemen und Herstellerprogrammen runden die Einsatzmöglichkeiten ab.


Spezielle Filterprofile in der eAkte steuern die Zugriffsrechte und blenden Bereiche aus, die von bestimmten Anwendern nicht eingesehen werden dürfen (z. B. Provisionen). Durch die Verbindung zum elform Archiv können jederzeit auch andere Dokumente mit der eAkte verknüpft werden (z. B. Kreditoren für Fremdleistungen).

Neben der Gliederung in eine durch Reiter gesteuerte Aktenstruktur stehen dem Anwender komfortable Suchfunktionen zur Verfügung: die Abfrage nach unvollständigen Akten, die Recherche nach aktuellem Aktenstatus (z. B. »Finanzierung bestätigt«) und die punktgenaue Suche nach einem bestimmten Dokument in einer Akte. Ergänzend kann auch auf die Volltextsuche zurückgegriffen werden.

Die Wiedervorlage von Dokumenten nach Terminvorgaben ist ein viel genutzter Baustein in der eAkte. Vorgänge, die zu einem bestimmten Datum bearbeitet sein müssen, werden mit der entsprechenden Zeitangabe versehen. Ist der Termin erreicht, sendet die eAkte automatisch eine Mail mit Link zum Dokument an den zuständigen Mitarbeiter.

Die elform eAkte ordnet die Dokumente in Dokumenten-Reiter und bietet damit dem User die größtmögliche Übersichtlichkeit. Sie zeigt dem Verkaufsleiter, dem Disponenten oder dem Projektleiter bzw. seinen Mitarbeitern den aktuellen Status einer Akte auf Knopfdruck an. Die einzelnen Dokumente können wiederum über einen eigenen Unterstatus verfügen. Fragen z. B. zur Finanzierung oder Lieferzeit eines Fahrzeugs können dem zuständigen Mitarbeiter in Sekundenschnelle beantwortet werden. Mit der integrierten Workflow-Steuerung werden notwendige Dokumente und Informationen z. B. dem Verkaufsleiter zur Freigabe zur Verfügung gestellt. Der Reminder überwacht dabei vollautomatisch einzuhaltende Fristen.

Anwendungsbeispiele

  • Fahrzeugakte

  • Personalakte

  • Projektakte

  • Vertragsakte

  • Reklamationsakte

  • Bauakte

Vorteile

  • Kein Aktentourismus zwischen den Standorten
  • Akte für alle Anwender immer aktuell
  • Spiegelakten entfallen
  • Termingerechte Bearbeitung durch integrierte Workflow-Steuerung mit Reminder
  • Sofortige Statusübersicht durch Ampelsteuerung
  • Informationsbereitstellung auf Knopfdruck
  • Zentrales Cockpit für alle elform Applikationen

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